Was mit professionellen Schnittstellen in Matrix42 machbar ist.
Nachlese Labtagon Event 2022 – Automation. Enable new ways.
Wer Matrix42 als zentrales ITSM-System einsetzen möchte, kommt nicht darum herum, sich mit Schnittstellen zu Drittsystemen auseinanderzusetzen.
Moderne Schnittstellen verbinden Systeme miteinander durch einen automatisierten Datenaustausch und erlauben zusätzlich das Initiieren von Prozessen in oder durch ein Fremdsystem.
Use Cases in diesem Beitrag:
„Früher mussten wir mehrere Tage aufwenden, heute benötigen wir nur noch 10 Minuten“
Oliver Blum, Teamleiter Governance & IT-Strategie der ALBA und unser Lead Consultant Sven Körner, zeigten an einigen praktischen Beispielen auf, was moderne Schnittstellen leisten.
Ziel des Einsatzes von Schnittstellen war in den nachfolgenden Beispielen primär eine deutliche Entlastung, sowohl der Benutzer als auch der IT-Abteilung.
Mehrwerte die durch dieses Schnittstellendesign und Matrix42 als Zentrales System entstanden, sind die Aufbereitung und die Anreicherungen der Daten mit Informationen aus allen involvierten Systemen. Damit ist dauerhaft die Datenqualität nicht nur hinsichtlich der Informationen, sondern auch in der Aktualität gewährleistet.
Servicebereitstellungen sind die Klassiker
In der Regel werden in sich geschlossene Drittsysteme eingesetzt, die einen Service bereitstellen.
Beispielhaft erörterten Oliver Blum und Sven Körner die bei der ALBA eingesetzten Services
- DRACOON File-Services
- DocuSign
In beiden Fällen sollte Matrix42 als zentrales System den Benutzern die Bestellung erleichtern und darüber hinaus die IT-Abteilung entlasten, indem Genehmigungs- und Servicebereitstellungsprozesse automatisch und ohne manuellen Eingriff angestoßen werden.
Der Benutzer beantragt alle gewünschten Services, die er benötigt, in der ihm vertrauten Matrix42-Oberfläche.
Alle folgenden Prozesse werden automatisch initiiert, vom Genehmigungsverfahren bis über die Bereitstellung aller erforderlichen Ressourcen. Dies bedeutet, sobald eine Bestellung genehmigt wurde, werden die bestellten Services automatisch durch Matrix42 bereitgestellt.
Die IT-Abteilung muss an keiner Stelle manuell eingreifen.
Nachgelagerte Prozesse werden ebenfalls vollautomatisch angestoßen.
Wird ein Service für eine begrenzte Zeitdauer genehmigt, übernimmt das System die Rücknahme der Services vollautomatisch.
Dies hat den Vorteil, dass
- die Rücknahme von Services, wie kostenintensive Lizenzen, Zugriffe auf sensible Daten und Ressourcen etc., nicht vergessen wird.
- Kosten durch unnötig laufende Lizenzen vermieden werden.
- der DSVGO entsprochen wird (Kontenlöschung, Zugriffe löschen, etc.).
- Datensätze im Matrix42-System immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
„Alles in allem dauert der Prozess von der Beantragung durch den Benutzer bis zur Bereitstellung nur noch wenige Minuten.“
Matrix42 als Datendrehscheibe:
Datenübertragung an weitere Fremdsysteme ist ebenfalls möglich.
Sollten Daten einer Servicebereitstellung in einem weiteren System verwendet werden, fungiert das Matrix42-System auch hier über eine entsprechende Schnittstelle als Datenlieferant.
Weitergabe der in Matrix42 angereicherten Daten an eine Leistungsverrechnung (SAP)
Beispielsweise wurde das Projekt „DocuSign“ im Vortrag hervorgehoben, bei dem die Anforderung nicht lediglich die Servicebereitstellung durch Matrix42 war, sondern darüber hinaus auch die dort aufbereiteten Daten/Informationen über die bereitgestellten „DokuSign“- Services in die Leistungsverrechnung übergeben werden mussten.
Servicebereitstellungen High End
Wenn Prozesse am Drittsystem mit einem externen Dienstleister verknüpft sind, muss eine Verbindung weitaus mehr leisten als den reinen Datenaustausch.
Beispielhaft wurde dies an den Schnittstellen für die Rufnummernbereitstellung, sowie der Mobile Service Bereitstellung der Telekom erklärt.
Im Fall Telekom mussten die Mitarbeiter bisher zunächst einen Antrag für eine Rufnummer oder eine SIM-Karte bei der Telekom erstellen. Dies bedeutete vormals:
- Im Telekomsystem anmelden.
- Antrag schreiben.
- Antrag/Anforderung auslösen.
- Regelmäßig manuell überprüfen, wie weit der Bearbeitungsstand bei der Telekom ist.
Ziel war es, die Bearbeitungszeiten und den Aufwand erheblich zu verringern.
Die Schnittstellen zu den Telekom-Services bringen bei nachfolgend aufgeführten Prozessen deutliche Vorteile und spürbare Entlastungen:
- Alle Anträge werden nur noch im Matrix42-System erstellt und von dort automatisch an das Telekomsystem übertragen.
- Eine Prüfung des Bearbeitungsfortschritts bei der Telekom ist durch die Mitarbeiter nicht mehr notwendig. -> Ereignisgesteuerte Verarbeitung der Antworten.
- Der Bereitstellungsprozess läuft automatisch ab.
- Die Stammdaten werden automatisch aktualisiert und mit den neuen Rufnummern oder SIM-Karten angereichert.
SAP-Verbindungen – Großes braucht Großes
Eine Vielzahl der Matrix42-Kunden setzen SAP in ihren Unternehmen ein. Eine Verbindung zu Matrix42 ist essenziell, damit Unternehmensprozesse ohne Medienbruch reibungslos und effizient ablaufen.
Praktische Beispiele für die Verbindungen gibt es genug. Das On- und Offboarding der Mitarbeiter und die Verknüpfung der Personalkonten mit den Daten aus Matrix42 ist ein großes und immer aktuelles Thema (Link zum Video On- und Offboarding). Darüber hinaus gibt es betriebswirtschaftliche Anforderungen, wie z.B. eine Leistungsverrechnung, die über SAP gesteuert wird. Diese wurden durch Oliver Blum vorgestellt, als klassische Beispiele, wie 2 „Riesen“ augenscheinlich zu einer nahtlosen Einheit verschmelzen.
Insbesondere die Leistungsverrechnung ist ein klassisches Beispiel dafür, dass sehr viel mehr möglich ist, als lediglich 2 oder mehrere Systeme für einen Datenaustausch miteinander zu verbinden.
Das definierte Ziel und die Erwartungen, die mit dieser Schnittstelle einhergingen, waren die volle Kostentransparenz sowie eine drastische Aufwandreduktion in den Verrechnungsläufen, die strikt nach IT- und Finanzdaten getrennt werden sollten.
Darüber hinaus war ein umfassendes Reporting eine wesentliche Anforderung.
Die Schnittstellenlösung sieht vor, dass sämtliche Buchungsparameter aus Matrix42 automatisiert im SAP-System bereitgestellt werden. Hierunter zählen z.B. Assets, Standorte, Vertragsdaten, etc. Die Daten werden so zur Verfügung gestellt, dass sie 1:1 im SAP weiterverarbeitet werden können.
Ein großer Vorteil bei der geschaffenen Lösung ist es, dass die Datenpflege nur noch in einem System erfolgt, was für die Anwender eine enorme Arbeitserleichterung und gleichzeitig eine Minimierung von Fehlerquellen darstellt.
Der Verrechnungslauf, der vormals mehrere Tage in Anspruch nahm, wird nunmehr binnen 10 Minuten abgewickelt.
Veredelung von Matrix42-Standard-Schnittstellen am Beispiel Active Directory
Die Active Directory
Der Verzeichnisdienst Active Directory gehört bei den meisten Unternehmen zum Standard. Diesem wird bereits im Matrix42-Standard Rechnung getragen. Eine Verbindung zwischen Matrix42 und dem AD (Active Directory) ist von Beginn an möglich.
Wer allerdings auf zukunftsorientierte Automatisierung wichtiger Prozesse setzt, so auch bei der ALBA, wird um eine Erweiterung der Schnittstelle zum Active Directory nicht herumkommen.
Die umfangreiche Erweiterung des Standards deckt nunmehr folgende Prozesse ab und trägt ebenfalls zu einer erheblichen Zeit- und Ressourcenschonung und damit Kosteneinsparung bei.
- Self Service Prozesse für die Mitarbeiter.
- Berechtigungs- und Freigabeprozesse.
- Automatische Cloud-Lizenzfreigaben und Freigaberücknahmen beispielsweise bei einem Mitarbeiteraustritt.
- Stammdatenanreicherung, für die Weiterverarbeitung von Daten in weiteren Systemen.
Schnittstellen/Konnektoren
Die Tatsache, dass Unternehmen nicht nur ein einziges System einsetzen bedingt, Systeme nicht als Insellösungen zu betreiben. Insbesondere dann nicht, wenn der Fokus auf Prozessoptimierung und Effizienz liegt.
Schnittstellen und Konnektoren sind in der Regel „Standards“. Durch die Vielzahl an Drittsystemen bietet Matrix42 wesentliche Schnittstellen im Standard an, wie z.B. zum Active Directory. Weitere Schnittstellen / Konnektoren werden durch Matrix42-Partner gebaut. Die Labtagon entwickelt Schnittstellen zu zahlreichen Drittsystemen als generische Lösungen, die eine Anbindung an Drittsysteme dauerhaft sicherstellt. Die „Veredelung“ dieser generischen Schnittstellen, also die Anpassung und Erweiterung auf individuelle Bedürfnisse im Unternehmen, wird durch entsprechende Dienstleistungen im Consultingbereich realisiert.
Hierzu können Sie den Vortrag der ALBA, durch Herrn Oliver Blum und unserem Consultant, Herrn Sven Körner, anlässlich unseres Kunden-Events ansehen!
Schnittstellen sind ein umfangreiches und vielfältiges Thema. Haben Sie spezielle Fragen? Dann sprechen Sie uns an. Unser Service Account hilft Ihnen weiter.
