Die Evolution des Service Desks: Moderne Kommunikation – Tools für effiziente Prozesse
Die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Kunden und internen Benutzern kommunizieren, hat sich im Laufe der Jahre stark verändert. Insbesondere im Service Desk, wo effizienter und vollständiger Informationsaustausch von entscheidender Bedeutung ist, stehen alte Kommunikationskanäle wie E-Mails und Telefonanrufe im Widerspruch zu den Anforderungen einer digitalen und automatisierten Welt. In diesem Artikel werden wir die Herausforderungen der traditionellen Kommunikationsmittel im Service Desk beleuchten und die Vorteile moderner Werkzeuge wie den Direkt-Messenger-Chat untersuchen.
Die Herausforderungen traditioneller Kommunikationskanäle:
In vielen Unternehmen sind E-Mails und Telefonanrufe immer noch die Hauptkommunikationsmittel im Service Desk. Diese altbewährten Kanäle bergen jedoch einige Ineffizienzen und negative Auswirkungen. Zum einen führen sie oft zu einem zeitaufwändigen Prozess des Hin- und Herschickens von Nachrichten, auch bekannt als „Ticket-Ping-Pong“. Zum anderen erfordern sie oft einen Wechsel zwischen verschiedenen Systemen, was zu Verzögerungen führen kann.
Moderne Kommunikationswerkzeuge zur Unterstützung des Service Desks:
Moderne Kommunikationstools wie Direkt-Messenger-Chats bieten eine Lösung für die Herausforderungen traditioneller Kommunikationskanäle. Sie ermöglichen einen direkten und schnellen Austausch von Informationen zwischen Benutzern und Supportmitarbeitern. Darüber hinaus bieten sie Funktionen wie automatische Protokollierung, automatisches Reporting und durchgängige Kommunikation, was zu einer verbesserten Effizienz und Benutzererfahrung führt.
Die Rolle des Service Desk Chat von Labtagon für Matrix42 Enterprise Service Management:
Am Beispiel unseres Service Desk Chats für Matrix42 als Direkt-Messenger-Chat, verdeutlichen wir, wie die Service-Desk-Prozesse vereinfacht werden. Dieses Tool ermöglicht einen schnellen Austausch von Informationen ohne lange Reaktionszeiten. Sowohl Benutzer als auch Supportmitarbeiter profitieren von einer spürbaren zeitlichen Entlastung und Arbeitserleichterung.
Integration von Tools bringen echte Mehrwerte:
Die Integration in die Matrix42 Digital Workspace Platform, aber auch der schnelle Zugriff direkt aus Microsoft 365 z.B. MS Teams oder Outlook sowie die Nutzung als webbasierter Chat ist möglich:
Die Integration von Service-Desk-Chat direkt in die Matrix42 Digital Workspace Platform oder die Nutzung des Live-Chats via Web bringt für Benutzer große Vorteile. Die Bedienung ist vertraut, da Service Desk Chat kein eigenständiges Tool darstellt.
Die Erweiterung „Teams Integration“ sattelt im Komfort noch etwas drauf. So wird den Benutzern die Möglichkeit eines noch einfacheren Zugriffes auf das Service Portal und den hier integrierbaren Chat, direkt aus Teams, Office365 oder Outlook heraus geboten. Somit ist durch Teams Integration noch nicht einmal mehr ein Anwendungswechsel notwendig. Arbeiten Benutzer ständig z.B. mit Outlook oder Teams, so können Anfragen direkt aus dieser Arbeitsumgebung erstellt werden Dies führt zu einem nahtlosen Informationsaustausch, zu einem erhöhten Benutzerkomfort und vor allem zu erhöhter Nutzungsbereitschaft.
Zusätzliche Möglichkeiten zur Dokumentation von Anfragen und Steigerungen in Effizienz:
Moderne Chats im Service Desk bieten auch zusätzliche Möglichkeiten zur Dokumentation von Anfragen, was das Controlling erleichtert, und die Fehlervermeidung unterstützt.
Durch den Einsatz von Lösungen wie dem Labtagon Service-Desk-Chat in Matrix42 werden die Effizienz und Handhabung im Service Desk erheblich gesteigert. Direkte Kommunikationswege, verkürzte Durchlaufzeiten von Tickets und eine höhere Zufriedenheit bei den Endnutzern sind nur einige der Vorteile, die sich aus der Nutzung moderner Kommunikationstools ergeben.
Fazit:
Die Nutzung moderner Kommunikationstools wie der Labtagon Service Desk Chat oder andere Chat-Messenger-Tools im Service Desk sind ein wichtiger Schritt zur Optimierung von Prozessen, Verbesserung der Benutzererfahrung und Steigerung der Gesamtleistung des Service Desks.
Durch die Integration dieser Tools in ITSM-Systeme wie hier in die Matrix42 Digital Workspace Platform und Microsoft Teams wird eine nahtlose Kommunikationsmöglichkeit geschaffen, die den Anforderungen einer digitalen und automatisierten Welt gerecht wird und die Akzeptanz zur Nutzung des Service Desks signifikant erhöht.
